Si en un concurso televisivo preguntaran a un ciudadano cualquiera cuatro grandes casos judiciales de empresas, es probable que le vinieran a la mente varios nombres que han retumbado en los telediarios nacionales de los últimos años. Otros casos menores recuerdan sin embargo que la responsabilidad penal no es solo asunto de compañías con rascacielos, sino que una falta de rigor en el cumplimiento de la ley -por ejemplo ante la reclamación de un cliente- puede hacer tambalearse a una Pyme. Ese escudo que buscan las empresas para proteger su reputación y su estabilidad financiera ante una demanda penal, ya tiene  nombre: COMPLIANCE.

El director de Auditoría de Penalia Compliance, una de las pocas consultoras que en la región de Murcia ayudan a implantar este sistema de prevención de delitos penales, Juan Carlos del Baño [en la imagen a la izquierda], destaca que pronto este programa, que actualmente supone un eximente para la empresa ante una posible condena judicial, será pronto obligatorio. Y no solo ante un juez. "Es un valor competitivo por los planes de igualdad en los concursos públicos o en la obtención de una subvención, ante una entidad financiera o una aseguradora, pero pronto tendrá también ventajas ante la Agencia Tributaria", explica el especialista de esta consultoría murciana.

 

¿En qué se diferencia Compliance de un servicio de asesoramiento jurídico habitual?

Compliance es algo distinto al asesoramiento jurídico de empresas. Es un método preventivo que trata de evitar la responsabilidad penal de las empresas. Las que tienen implantado este plan de cumplimiento normativo pueden evadir su responsabilidad penal en caso de incurrir en algún supuesto delito, como regula el artículo 31 bis del Código Penal tras la reforma de 2015. Es la voluntad de la empresa de cumplir con la normativa vigente lo que prevalece de cara a la ley. Y si a pesar de haberse aplicado medidas de control, la empresa incurre en una posible responsabilidad penal, el legislador premia esa disposición de respeto al Derecho si se ha implantado un método de prevención Compliance, sin el cual, en caso de condena se ejecutará la pena con todas sus consecuencias económicas y las que suponen un impacto para la reputación de la empresa. Conviene no olvidar que una condena impide concursar en contratos públicos, recibir subvenciones y, lo que es peor, conlleva multas económicas e incluso el cierre de la empresa en las situaciones más graves.

 

¿Cómo protege este plan de posibles responsabilidades penales a una empresa?

El legislador ha recogido una serie de delitos en que pueden incurrir las personas jurídicas, que continuamente se modifica. Los más comunes son los de estafa, alzamiento de bienes e insolvencias punibles contra la Hacienda pública, además de los delitos ambientales, los que se realizan contra los trabajadores o contra los consumidores, los que atañen a la seguridad en la empresa o a las condiciones de igualdad de oportunidades.

Por ejemplo, en este último caso, Compliance incluye un plan de igualdad para la empresa. Analizamos la situación de la empresa, vemos qué medidas tiene ya implantadas para prevenir posibles responsabilidades, como los riesgos laborales o la protección de datos, e incorporamos  las que necesita.

 

¿Este proceso conlleva entonces un análisis a fondo de la salud legal de la empresa?

Así es. Creamos un mapa de riesgos, ya que en función de la materia de la empresa habrá delitos en los que sea más difícil que incurra, pero otros en los que tendrá que implantar medidas de control adicionales y específicas en función de un alto riesgo.

 

En principio puede sonar a un exámen profundo de los métodos de trabajo, ¿hasta qué punto puede resultar invasivo para la empresa?

Por nuestra experiencia, sabemos que hay que respetar la coordinación de la empresa porque no llegamos para ser una carga más, sino un apoyo. No podemos paralizar la actividad de una empresa, por eso nos adaptamos a su ritmo. Llevamos más de 25 años trabajando con sociedades jurídicas y conocemos bien sus necesidades.

 

¿Cuáles son los pasos para implantar un método de prevención de responsabilidad jurídica?

Un Compliance se puede hacer de muchas formas. Hay programas de 'corta y pega', pero no es nuestra forma de trabajo porque si llega el momento en que tiene que aportarse al Juzgado como eximente no serviría de nada.

Para hacer una implantación correcta y efectiva, concertamos una cita con la empresa, hacemos un examen de su situación, buscamos si tiene ya medidas implantadas de control y se las completamos con un mapa de riesgos. Le hacemos un trabajo a la medida de sus necesidades.

Es importante que el programa informático de Compliance genere evidencias, que son pruebas documentales para que si se comete un supuesto delito podamos probar que el sistema estaba implantado en la empresa y funcionando. El programa envía correos a cada responsable sobre cada medida que se adopta y las tienen que contestar. Para vigilar el correcto funcionamiento del método se nombra a un oficial de Cumplimiento.

 

¿Y cómo se puede salvaguardar la responsabilidad penal de los administradores y gerentes?

Cuando un administrador comete un acto ilícito, no hay nada que pueda exonerarle de responsabilidad. Lo que hacemos es evitar la acción de responsabilidad que los socios de la empresa exigen a los administradores por no haber implantado medidas de control incluidas en un método Compliance.

 

A la vista de cómo evolucionan las exigencias de la ley, ¿cree que en el futuro este método preventivo, que actualmente solo es una ventaja ante un juez, se convertirá en una obligación legal?

En el futuro será obligatorio. Ahora no lo es, como no lo es en la mayoría de los casos tener un seguro de responsabilidad civil. Pero en el futuro el legislador sí va a exigir que todas las empresas tengan un Compliance. En unas recientes jornadas, el juez del Tribunal Supremo Vicente Magro Servet instó a las compañías de seguros a exigir a las empresas que tengan un Compliance para poder contratar pólizas de responsabilidad civil profesional y de administradores directivos.

 

¿Tener un Compliance sí es ya una ventaja empresarial de cara a la competencia?

Sin duda. Mejora sensiblemente la imagen y la reputación de la empresa frente a terceros. Cada vez son más las sociedades que exigen que sus proveedores tengan implantado un Compliance, porque una mayor confianza genera un aumento de las ventas.

 

¿Qué grado de implantación tiene este sistema de prevención en el empresariado de la Región de Murcia?

Se trata de un sistema muy nuevo, pero cada vez las empresas de la Región son más conscientes de las ventajas que este tipo de programas les aportan, no solo por la tranquilidad sino también por la imagen de confianza y la garantía que ofrecen a sus socios, sus trabajadores y sus clientes y proveedores. 

 

¿Qué tipo de empresas han implantado ya este método en la Región?

Ayudamos a implantar el programa a empresas de la Región y de otras provincias, desde las dedicadas al sector alimentario, los congelados o cítricos hasta las de hostelería. Hay hoteles y balnearios que han hecho un trabajo importante de control de riesgos, por ejemplo, con la legionela.

 

¿Hay algún caso en el que el Compliance haya servido a una de las empresas de Penalia para verse exonerada de responsabilidad penal?

En la Región de momento, afortunadamente no. Ninguna ha cometido un delito que haya obligado a poner a prueba la prevalencia del programa, aunque es una realidad que de manera continua los tribunales dictan sentencias condenatorias a empresas españolas. También que este sistema de prevención permite a muchas salir indemnes de posibles multas o sanciones administrativas.

 

¿Observan, por la demanda que reciben de Compliance, que el grado de penetración de este método aumenta en la Región?

Sí, aunque hay muy poca información sobre Compliance aún, incluso a nivel jurídico. El tipo de empresas que lo implanta actualmente es la que tiene una clara conciencia de mejora continua, de cumplimiento legal y de calidad. Son empresas que quieren ir a la vanguadia en el cumplimiento de la normativa. Si la empresa no tiene interiorizado querer cumplir, tener instalado un programa no sirve para nada.

 

¿Hay algunos sectores en los que ve que aumenta la preocupación por protegerse por medio de este sistema?

El sector del transporte tiene una especial sensibilidad por cumplir con las medidas en sus camiones cuando entran o salen del país. No observamos sin embargo tanta preocupación por los delitos ambientales y, sin embargo, lo vemos imprescindible ya que muchas empresas pueden verse con un problema de vertidos contaminantes.

 

¿Hay sectores de alto riesgo?

Todos los sectores necesitan un Compliance porque todos, en mayor o menor medida, pueden incurrir en una responsabilidad penal. Pueden ser delitos de estafa o contra la Hacienda pública, contra la Seguridad Social, o bien posibles casos como que un trabajador se descargue pornografía infantil, entre otras posibilidades. Desde luego hay sectores con más probabilidades de cometer unos delitos determinados. Es el caso de las empresas agrícolas con la situación de los trabajadores extranjeros, o las de transporte, que puedan verse en una situación de traslado de extranjeros ilegales o de productos no autorizados, pero en realidad ninguna empresa está libre de incurrir en un momento dado en una responsabilidad penal.

 

¿Hay un tipo particular de empresa más expuesta?

Cada una tiene su riesgo. Las agrícolas, con la transformación de los alimentos y el impacto sobre el medio ambiente, o las importadoras de pescados y carnes. Las constructoras con los accidentes laborales, las promotoras con el blanqueo de capitales o la ordenación del territorio. Algunos posibles delitos son genéricos, y el abanico es amplio.

 

¿Las empresas y sus trabajadores tienen que modificar sus hábitos para adaptarse al nuevo método preventivo?

Depende de cada empresa. Algunas lo absorben con mucha naturalidad y lo tienen todo reglamentado con protocolos de actuación. Lo que hacemos es adaptar el programa a las dimensiones de cada empresa, de modo que los protocolos y los controles se hagan a su medida.

 

Se suele pensar que la culpa es huérfana cuando llega el momento de rendir cuentas, ¿con este sistema vigía de la legalidad, la responsabilidad deja de ser difusa dentro de la empresa?

Así es. En el día a día de las empresas, hay tareas que no están asignadas claramente a un responsable. Un jefe de administración se ocupa de muchos temas y algunos quedan difusos, por ejemplo, la renovación de las licencias de programas informáticos. Puede suceder que, como no estaba claro y por escrito quién se ocupa, las licencias caduquen y se incurra en una situación complicada.

 

¿Este sistema permite entonces autoevaluar las funciones de la plantilla y encajar las competencias de los trabajadores?

Sí, con el Compliance logras incluso un encaje de plantilla y sus responsabilidades. Que cada puesto de trabajo tenga claro y por escrito sus competencias y justifique ante el oficial de Cumplimiento que la tarea asignada está realizada.  Ayudamos a la empresa a conseguir este objetivo.

 

¿Compliance requiere una formación para los trabajadores?

Una formación continua porque es un tema muy novedoso, del que tenemos muy poca experiencia en España y que además está en constante cambio. Es una formación necesaria para implantar en la empresa la cultura del cumplimiento.

 

¿Penalia ofrece a las empresas también esta formación?

Sí, una formación integral, desde el órgano de administración, los directivos, jefes de departamento y demás trabajadores la reciben en función de las necesidades de la empresa.  

 

¿Además del precio del servicio de implantación del programa, todo ese proceso de cambio conlleva costes económicos para la empresa?

Una vez implantado el sistema de Compliance, no hay otros costes. Y el precio de implantación siempre es proporcionado con la dimensión de la empresa. Nosotros proponemos hacerlo en un plazo máximo de año para comprobar que la implantación se lleva a cabo de manera eficaz y progresiva.  

 

Supongamos que una empresa ha implantado el Compliance pero termina incurriendo en algún tipo de responsabilidad, ¿el sistema tiene previsto esta probabilidad?

En el programa diseñamos un plan de actuación en caso de que detecte alguna irregularidad. Se crea un canal de denuncias, que es un canal ético por el que cualquier trabajador o tercero puede, de forma confidencial, poner el caso en conocimiento del oficial. Seguidamente se activa el protocolo de actuación para averiguar la veracidad de la denuncia. El programa no es estático, está en contante adaptación, de modo que si alguna medida de las aplicadas vemos que no funciona, hay que cambiarla o mejorarla.

 

¿Qué es la teoría de las ventanas rotas que se aplica en este método de vigilancia?

En cuanto un trabajador o responsable de la empresa sepa que tiene que dar información sobre el cumplimiento de sus funciones, se siente observado. Periódicamente revisamos qué medidas quedan sin completar y pedimos explicaciones. Cada uno sabe que tiene que cumplir con lo asignado, y el responsable debe exigir que se cumplan las medidas. Pero no se trata de utilizar el sistema del miedo, sino del convencimiento de que las medidas adoptadas son las mejores para ayudarle a realizar mejor su trabajo.